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Introdução

Como conduzir uma reunião online

Como conduzir uma reunião online

A internet revolucionou a maneira como as pessoas se comunicam. Se antes os encontros remotos eram convenientes para otimizar tempo e recursos, hoje se tornou uma ferramenta de necessidade.

As reuniões online fazem parte da nova realidade de trabalho. Elas permanecem sendo uma ótima forma para a redução de despesas com o deslocamento de equipe, pois não existe a necessidade de as pessoas estarem no mesmo lugar.

Para garantir a produtividade, precisamos tomar algumas medidas simples para que a reunião online seja eficiente. Se você está pensando em reunir seus funcionários dessa forma, não deixe de ler esse texto. Vamos dar todos os detalhes para você conduzir a reunião com sucesso.

Faça um bom planejamento

O avanço da tecnologia facilitou e muito a conexão entre as pessoas. Basta um smartphone com acesso à internet com um aplicativo específico para todos participarem de uma videoconferência. Apesar de simples, é fundamental fazer um planejamento para que a reunião não disperse e seja produtiva.

Trace o objetivo da reunião e envie a pauta com os assuntos a serem debatidos pelos participantes com antecedência. Isso é importante para que eles possam se preparar e levantar todas as informações necessárias para a discussão, além de prender a atenção de todos.

Defina quais serão os participantes e escolha alguém para conduzir a conversa. Essa pessoa ficará responsável por apresentar os temas, organizar a fala de todos e fazer a gestão do tempo. Uma reunião deve ter hora certa para começar e terminar, por isso estabeleça um tempo prévio para cada tema. Assim, nenhum ponto fica de fora e todos conseguem contribuir com sua opinião.

Prepare o ambiente

Não é porque estamos em casa que devemos relaxar. Reserve um espaço adequado que transmita seriedade aos demais membros. O local deve ser discreto, silencioso e bem iluminado, isso vai facilitar a comunicação por vídeo.

Antes de começar a reunião online, teste a câmera e o áudio para evitar problemas durante a transmissão. Se for o caso, utilize fones de ouvido para emitir um som mais limpo. Cuide da sua aparência ao usar roupas um pouco mais formais e tenha uma postura correta para passar o máximo de profissionalismo a todos.

Posicione a câmera na altura dos olhos e verifique se você está bem enquadrado na imagem, de preferência em alta definição. Não pense que é necessário investir em equipamentos caros. Com os celulares de hoje, é possível gravar vídeos de altíssima qualidade, basta saber algumas técnicas.

Escolha como fazer a reunião online

Chegou a hora de escolher qual plataforma vai ser usada para fazer a videoconferência. Existem diversos programas com versões gratuitas que possibilitam as chamadas de vídeo e oferecem outros recursos muito úteis em reuniões, como o compartilhamento de tela, transferência de arquivos e bate-papo em tempo real.

Se quiser ter acesso a outras facilidades, o usuário terá que utilizar a versão paga. Confira algumas das mais conhecidas no mercado:

– Skype;

– Zoom Meetings;

– Google Hangouts;

– Microsoft Teams.

A reunião online é apenas um dos diversos recursos em vídeos disponíveis no mundo corporativo. Saiba como sua empresa pode aproveitar as oportunidades nesse universo cheio de possibilidades.

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